Como proteger sua empresa de problemas e implementar um programa de compliance?

Introdução 

Estar em conformidade com as leis, normas e padrões éticos é de suma importância para o desenvolvimento e crescimento das empresas. Por isso, o Compliance está cada vez mais presente nas rotinas de trabalho e na estrutura organizacional dos empreendimentos. Essa palavra estrangeira já entrou para o vocabulário dos negócios e do mundo jurídico e financeiro. Mas, afinal, o que é Compliance e como ele pode ser implantado em uma organização? Neste artigo, vamos te explicar o significado desse termo, para que ele serve e qual sua importância nas empresas. Selecionamos também as principais dicas para você implementar um programa de compliance eficiente na sua organização. Confira!

Para começar, saiba quando essa atividade surgiu 

Nos Estados Unidos, o compliance surgiu no ramo financeiro para evitar casos de corrupção envolvendo empresas e o governo americano. Ele deu seus primeiros sinais da década de 50 e 60, com a contratação de advogados e compliance officers em algumas empresas, para criar procedimentos de controle interno. É na década de 70, porém, que o compliance realmente ganhou força com a criação da Lei sobre Práticas de Corrupção no Exterior, ou Foreign Corrupt Practices Act (FCPA).  Após os escândalos de corrupção de Watergate e  Lockheed Corporation, os Estados Unidos criaram por lei uma série de punições rigorosas para organizações americanas que pagassem suborno a representantes de governos estrangeiros. Em 1988, o país também criou o Acordo de Capital da Basileia, que estabeleceu recomendações de Compliance para as empresas financeiras, responsabilizando a Alta Administração pelo gerenciamento de crises de compliance. No Brasil, essa prática começou a ser adotada na década de 90, com a abertura do mercado nacional a empresas estrangeiras. E em 2013, o Compliance se mostrou ainda mais necessário nas empresas brasileiras com a sanção da Lei Anticorrupção.

Sobre Compliance 

O que é 

Compliance significa estar em conformidade com as leis, regulamentos internos e externos, normas éticas e padrões de qualidade. O termo vem da palavra inglesa “comply”, que significa “cumprir”, “satisfazer”, “estar de acordo com”. Inicialmente vinculado ao controle jurídico e ao combate à corrupção, o Compliance tem ampliado seu alcance para buscar excelência em diversos aspectos dentro da instituição, como administração, comunicação, ética, relações humanas e Marketing.

Funções 

As funções do Compliance são evitar e corrigir casos de corrupção, falhas operacionais, ruídos de comunicação, descontrole financeiro, processos judiciais, reclamações do público e outros problemas que podem desgastar a imagem institucional de uma empresa e afetar a qualidade do seu serviço ou produto.

Objetivos 

Os objetivos do Compliance são:

• Criar procedimentos de controle interno para evitar e corrigir problemas administrativos, comunicacionais, financeiros, judiciais e éticos
• Criar um código de conduta interno
• Mapear possíveis riscos de crise institucional e monitorar constantemente a concretização ou não desses riscos
• Promover transparência na instituição
• Criar uma cultura corporativa anticorrupção e ética
• Zelar pela imagem institucional, tanto em relação ao público interno quanto externo
• Otimizar constantemente a qualidade do serviço ou produto, estando atento a falhas e possíveis melhorias
• Desencorajar e punir administrativamente práticas antiéticas e imorais
• Tornar os relacionamentos interpessoais no ambiente de trabalho mais respeitosos e amigáveis

Benefícios 

A curto, médio e longo prazo, a implementação de um programa de compliance traz vários benefícios para a empresa. Vejamos alguns:

• Correção  e prevenção de problemas

Com o monitoramento de riscos, o time de compliance vai identificar problemas antecipadamente e corrigi-los antes de gerar danos irreversíveis para sua empresa. No caso de problemas avançados, o comitê de compliance vai planejar as ações necessárias para reparar os danos causados, administrativa, financeira e juridicamente, além de apoiar o setor de relações públicas e comunicação na comunicação de crise.

• Maior credibilidade 

Com um histórico impecável e um procedimento ético e legal, uma empresa ganha, frente ao público, o bem mais precioso no mundo corporativo: credibilidade.  Os consumidores e os investidores só querem fazer negócio com empresas íntegras, sólidas e éticas.  Nada seria pior para sua imagem institucional e atuação no mercado que a exposição de escândalos de corrupção, denúncias trabalhistas e comportamentos antiéticos. Por isso, trabalhar com compliance é tão importante.

• Melhoria na qualidade dos serviços

Não só de questões jurídicas e financeiras vive o Compliance. A otimização dos serviços e produtos para atender as normas técnicas e garantir a satisfação do cliente também faz parte dos objetivos desse programa. Com uma cultura de Compliance na empresa, o padrão de qualidade dos serviços e produtos só tende a crescer.

• Vantagem competitiva 

Como consequência do aumento de credibilidade e melhoria da qualidade dos serviços ou produtos, sua empresa terá vantagem competitiva em relação à concorrência.  O atendimento aos padrões éticos e normas legais é uma parte importante da gestão de marca (Branding). E a força de sua marca, por sua vez, influencia grandemente na escolha do consumidor entre seu serviço e a do concorrente.

• Cultura organizacional 

A criação e aplicação de uma política de compliance vai gerar dentro da empresa uma cultura organizacional ética, honesta, justa e íntegra.  A busca pela excelência em todos os quesitos e a adequação às regras, normas e leis vai influenciar o comportamento dos funcionários e elevar o nível da corporação. 

• Aumento da governança 

Com a implantação de um programa de compliance, será mais fácil para a alta administração controlar os processos e supervisionar as atividades dos diferentes departamentos da empresa. Com o crescimento da corporação, torna-se mais desafiador o monitoramento dos procedimentos internos. Por isso, a criação de um departamento ou comitê de Compliance vai aumentar a governança da sua empresa.

• Mais investidores e investimentos 

Em efeito cascata, a correção e prevenção de problemas, o aumento da credibilidade e a vantagem competitiva conquistada pela sua empresa vai atrair mais investidores e investimentos para seu negócio. Afinal, atender aos padrões legais, éticos, financeiros e de qualidade vai determinar, em grande parte, se seu empreendimento é uma boa opção para os investidores.

Como implantar o compliance nas empresas?

Agora que você viu a importância do compliance para a integridade das corporações, bem como as especializações desse programa, você deve estar se perguntando como implantar o compliance na sua empresa. Dependendo do tamanho da empresa, será necessário instalar um departamento de compliance ou contratar um profissional especialista nesta área, para focar exclusivamente na aplicação de um programa de compliance e dar treinamentos para todos os profissionais. Há também empresas que prestam consultoria e fazem auditoria de compliance para outras organizações. Independentemente da forma escolhida para dar o pontapé inicial, sua empresa deve internalizar os princípios e processos de compliance no dia a dia.  Vamos dar algumas dicas práticas de Compliance para sua empresa nos próximos tópicos. Mas antes, vale a pena explicar quais profissionais atuam nessa área.

Quais profissionais atuam nessa área?

Compliance Officer

O Compliance Officer, ou diretor de Compliance,  é o profissional responsável pelo monitoramento de riscos e acompanhamento de todos os procedimentos de uma empresa para garantir que eles estejam de acordo com as leis, normas éticas e regulamentos internos e externos. Ele tem conhecimentos profundos da área jurídica, financeira e administrativa. Geralmente, esse profissional atua à frente de um departamento de Compliance e está em constante colaboração com a alta administração da empresa. A formação mais comum desse profissional é graduação em Direito, Administração, Contabilidade ou Economia, com uma pós-graduação em Compliance. No entanto, como essa não é uma profissão regulamentada no Brasil, não há uma graduação obrigatória.

Advogado de Compliance

Já o advogado de Compliance é o advogado que se especializou em Compliance e adquiriu conhecimentos extrajurídicos, como contábeis, administrativos, comunicacionais e de relações humanas, para atuar dentro das empresas e garantir sua adequação às leis, normas éticas e regulamentos internos e externos. A vantagem do advogado de Compliance é seu conhecimento aprofundado em questões jurídicas, que compõem grande parte dos riscos monitorados e condutas a serem adotados por uma empresa íntegra.  Esse profissional pode ser contratado por uma organização como gerente jurídico ou gerente de compliance ou prestar serviços terceirizados de consultoria e auditoria. 

Dicas de Compliance para sua empresa 

Agora vamos dar algumas dicas práticas de Compliance para sua empresa não ter problemas e sair na frente da concorrência:

Crie um código de ética e conduta

Para nortear as ações de todos os funcionários, fornecedores e clientes da empresa, é necessário criar um código de ética e conduta que faça sentido para a realidade da organização.  Esse código deve ser construído de forma prática e em linguagem acessível, para que ele seja facilmente seguido por todos os agentes internos e externos. O documento deve conter os valores da empresa, quais condutas devem ser seguidas e quais  atitudes são proibidas na empresa, além das penalidades aplicáveis. 

Faça o mapeamento de riscos

Uma das principais tarefas do departamento de Compliance é o mapeamento dos riscos de desvio de conduta e irregularidades (legais, financeiras e administrativas). Após a realização desse levantamento, é possível identificar quais áreas da empresa exigem maior atenção e monitoramento, e quais medidas devem ser adotadas para evitar futuros problemas.

Esteja atento às mudanças na legislação tributária 

A legislação tributária está em constante mudança e, para não correr o risco de violar nenhuma lei, é importante ter no departamento tributário da sua empresa profissionais antenados a essas atualizações. O time de compliance será um valioso apoiador dessa força-tarefa.

Automatize as tarefas 

Algumas tarefas de Compliance, como detecção de riscos, análise de documentos e avaliação de reputação e crédito no mercado, podem ser automatizadas com Big Data Analytics e Machine Learning. Existem vários softwares que realizam essas tarefas automaticamente e ajudam o comitê ou departamento de compliance a executarem um trabalho mais ágil e eficiente.

Tenha um sistema de gestão

Para controlar as diversas atividades de uma empresa, é preciso criar um sistema de gestão, ou seja, padronizar o andamento dos processos e as metodologias dentro da organização. Estabelecer um conjunto de diretrizes para todos os processos da corporação vai facilitar o monitoramento e criar uma sinergia entre todos os departamentos.

Crie um canal de denúncias anônimas 

A existência de um canal de comunicação aberto à população, funcionários e fornecedores para o recebimento de denúncias anônimas vai coibir a prática de atos ilícitos, imorais e antiéticos dentro da empresa. Além disso, esse instrumento será útil para identificar e corrigir desvios de conduta. No entanto, é necessário investigar as denúncias e dar retorno aos denunciantes para que o canal não caia em descrédito. Se não, o efeito gerado será justamente o oposto do efeito desejado: mostrar seriedade e comprometimento.

Envolva todos os colaboradores 

Não basta criar um comitê ou departamento de Compliance se ele atuar isoladamente na empresa. Esse time precisa treinar todos os outros colaboradores, e até mesmo alguns fornecedores, para internalizar na empresa os princípios de Compliance. Sozinha, a equipe de Compliance não conseguirá fazer a organização se adequar a todas as leis, normas, regulamentos técnicos e padrões de ética e qualidade. Esse é um trabalho conjunto! Invista em tecnologia  O investimento em tecnologia vai automatizar tarefas repetitivas e dar mais tempo aos seus colaboradores para pensarem em estratégias de melhoria dos produtos e serviços, em conformidade com as leis e normas do seu negócio.

Estrutura de um programa de compliance

Um programa de compliance é dividido, basicamente, em duas partes: diagnóstico e plano de ação. No primeiro momento, os profissionais devem levantar informações sobre a empresa, consultar seu histórico e mapear os riscos. Só depois disso é que o planejamento de ações preventivas e corretivas entra em cena. Na segunda parte do programa, será definido se a empresa vai contratar um profissional especializado em Compliance, montar um departamento específico ou contratar serviços terceirizados.

• Diagnóstico (porte da empresa, estrutura da governança, mercado de atuação, estratégia comercial, mapeamento de riscos, nível de controle dos riscos e histórico de casos judiciais, administrativos e financeiros)
• Plano de ação (profissionais responsáveis, calendário de ações, prazo para solução de erros, orçamento disponível, treinamentos, auditorias internas ou externas e criação de código de ética e conduta)

Tipos de compliance

Compliance empresarial

O Compliance empresarial é a soma de ações de uma empresa que têm como objetivo cumprir todas as leis, regulamentos e padrões aplicados ao seu ramo de negócio. É o controle dos processos internos para mapear riscos, mitigar falhas e promover ética, e melhorar a qualidade do serviço ou produto ofertado. Para que ele funcione, o líder da empresa deve ser o principal entusiasta do tema, incentivando a estruturação e a aplicação de um programa de compliance na instituição. Frequentemente, as empresas possuem um departamento ou um comitê intersetorial de compliance para criar um código de conduta e uma política de compliance, monitorar riscos, receber e investigar denúncias e fazer auditorias internas.

Compliance trabalhista

O Compliance trabalhista é uma ramificação do programa de Compliance, com foco na conformidade às leis trabalhistas, acordos coletivos e diretrizes internacionais de proteção do trabalhador. Seu objetivo é melhorar as condições e relações de trabalho para evitar processos judiciais trabalhistas, fortalecer a cultura da organização, melhorar sua imagem institucional e elevar a satisfação dos funcionários.

Compliance tributário

Já o Compliance tributário é a parte do Compliance dedicada à conformidade com as leis tributárias, como o pagamento de impostos, taxas e contribuições.  Além de evitar a ocorrência de crimes tributários, o compliance tributário visa planejar alternativas para redução da carga tributária de uma empresa e instituir padrões de escrituração fiscal.

Compliance fiscal

Outra especialização do Compliance é o Compliance fiscal, desta vez com foco no cumprimento da legislação fiscal. Seu objetivo é garantir a regularidade da escrituração fiscal, do lançamento de entrada e saída de mercadorias e de dados cadastrais dos fornecedores junto ao Fisco. Devido à complexidade da legislação fiscal brasileira e à atualização constante das normas, o departamento fiscal deve ser rigoroso com o monitoramento das obrigações fiscais, armazenamento da documentação e acompanhamento de prazos.

Compliance x Auditoria Interna 

Qual a diferença entre Compliance e Auditoria Interna? Apesar de muitos confundirem as duas coisas, elas têm atribuições diferentes. O Compliance é mais amplo: ele utiliza a ferramenta de Auditoria Interna, mas não se limita a ela.  Enquanto o principal foco do compliance é a prevenção de fraudes e irregularidades dentro da organização, o objetivo da auditoria é detectar esses problemas. Assim, as duas áreas são complementares, mas não sinônimas.

Compliance e LGPD: entenda a relação

Com a sanção da Lei Geral de Proteção de Dados no Brasil em 2018 e o início do seu vigor em agosto de 2021, as empresas tiveram que incluir em seus programas de Compliance ações de controle para proteção dos dados de clientes, funcionários e fornecedores.  Para evitar problemas judiciais e sanções administrativas, o time de Compliance deve monitorar o sistema de coleta, tratamento e armazenamento dos dados pessoais em condições técnicas adequadas, de modo a reduzir o risco de vazamentos e ataques de invasores. 

Conclusão 

Agora você já reuniu todas as informações necessárias para implantar um programa de Compliance na sua empresa. Como vimos, essa prática é importantíssima para evitar problemas judiciais, administrativos, financeiros e de credibilidade junto ao público. Esperamos que você coloque essas dicas em prática e eleve ainda mais o nível de ética e qualidade da sua organização. Se você quiser aprender mais sobre estratégias de gestão de marca, a fim de melhorar a reputação da sua empresa e fazê-la conhecida pelo público, confira esse conteúdo sobre Branding. Até mais e bom trabalho!     [/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]